Функции и умения руководителя обширны. От них во многом зависит и успех компании, и эффективность коллектива. Умение ставить задачи – это фундамент каждого управленца. О том, почему так важно правильно ставить задачи и как это делать, поговорим в статье.
Почему важно уметь ставить задачи
На первый взгляд может казаться, что нет ничего проще, чем установить задачу сотруднику. Достаточно просто обозначить ее и ждать, когда исполнитель все сделает. На деле все несколько иначе.
Верно поставить задачу – это не значит, что можно просто рассказать исполнителю, что от него требуется. Важно понимать, что все люди разные, и понимание одной и той же задачи может быть совершенно разным. К примеру, руководителю надо составить отчет о конкурентах, где будут указаны все прямые, а возможно, и косвенные конкуренты. Ему важно, чтобы в отчете содержались цифры, аналитика, статистика, графики и выводы. Сотрудник же эту задачу может видеть в совсем другом ракурсе. И если управленец поставит задачу, но не укажет нужные критерии, скорее всего, он не получит нужный отчет. Или получит, но в совершенно другом формате.
если руководителю необходимо качественно выполненное задание, то надо четко указывать не только саму задачу, но и сразу указывать сроки и нужные критерии выполнения.
Ошибки руководителей при постановке задач
Исходя из предоставленной выше информации, можно выделить основную ошибку руководителя во время постановки задачи - это отсутствие четкости. Прежде всего надо понимать, что сотрудники должны четко знать, чего от них хотят. Если у них нет этого понимания, это негативно сказывается на мотивации, включенности и качественном выполнении.
Основная ошибка руководителя во время постановки задачи - это отсутствие четкости
В данном случае управленец может столкнуться с двумя сложностями.
- Первая сложность – управленец часто забывает о том, каково это быть сотрудником и насколько ему важна четкость.
- Вторая сложность заключается в том, что управленец не всегда может четко формулировать мысли. Он может даже не осознавать этого. Ему кажется, что его формулировки достаточно понятны.
Поэтому, прежде чем вызвать сотрудника и сформулировать поручение, руководителю необходимо провести подготовку. Например, перед разговором с исполнителем можно записать свою речь на диктофон. Это помогает услышать себя со стороны. Так же заранее следует подготовить критерии, которые вы хотите получить в итоге.
Теперь, когда руководитель готов к разговору с сотрудником, надо понимать, каким стилем руководствуется управленец при постановке задач. Есть два стиля управления, о которых расскажу ниже.
Стиль первый. Управление по шагам
Первый стиль – это пошаговое управление. И это самый распространенный метод. Он заключается в том, что начальник сам все продумывает за сотрудника и выдает ему готовый план действий. Например, стоит задача провести корпоративное обучение для коллектива. Руководитель заранее выбирает дату и место проведения, он решает, какие ресурсы нужны, что должно входить в программу, как все будет происходить. Далее он вызывает ответственного за исполнение человека и расписывает ему план. Сотруднику остается только все выполнить.
С одной стороны, так руководитель думает, что все будет точно исполнено в соответствии с его ожиданиями. С другой стороны, он сам подключается к ее выполнению, контролирует ход, а иногда переделывает ее.
У управления по шагам есть несколько минусов:
- Несамостоятельность сотрудников.
У людей из команды при таком подходе падает мотивация, они становятся несамостоятельными, по каждому вопросу бегают к руководителю, перестают включаться. - Загруженность руководителя.
Вместо того чтобы заниматься стратегическими задачами, ему постоянно приходится включаться в вопросы сотрудников. У него нет времени ни на что. Со временем управленец не только полностью отдает время работе, но и выгорает. - Ответственность за результат.
Вся ответственность за итог задачи лежит на том, кто разрабатывает план. Сотрудник в таком случае снимает с себя ответственность, ведь он выполняет ровно то, что сказал управленец. - Смещается акцент с результата.
Еще один минус заключается в том, что исполнитель не думает про результат, а фокусируется на процессе выполнения. - Работнику становится скучно.
Он видит, что ему нет необходимости включать свою голову. Он понимает, что за него уже все решили и от него ничего не зависит. В итоге ему становится скучно, и он начинает искать другое место работы.
Очень сложно при таком подходе получить включенную, самостоятельную команду и оставаться эффективным, свободным руководителем. Хорошая новость заключается в том, что есть еще один стиль управления командой. Именно он является более эффективным и дает возможность ставить четкие задачи с гарантированно положительным результатом исполнения.
Стиль второй. Управление по критериям
Управление по критериям заключается в том, что начальник не продумывает самостоятельно план реализации. Вместо этого задача руководителя заключается в том, что он предоставляет возможность сотруднику включиться в решение и продумать шаги исполнения.
Возьмем тот же пример с проведением обучения для коллектива. В данном случае руководитель озвучивает задачу и просит сотрудника рассказать, как он видит выполнение и какие шаги предпримет. У такого подхода есть ряд преимуществ:
- Сотрудники становятся более самостоятельными, включенными и ответственными. Конечно, необходимо учитывать опыт исполнителя. Когда человек менее опытен, он может подходить к руководителю для корректировки шагов. Но важно, чтобы он уже приходил с готовым решением, а не с дополнительными проблемами.
- Сотрудник и управленец находятся в диалоге. Руководитель сразу понимает, как будет действовать исполнитель. При желании он может сразу внести свои корректировки. Так он будет понимать, что результат будет на должном уровне.
Еще один важный момент, на который стоит обратить внимание при постановке задачи, это чтобы они всегда выполнялись вовремя. Конечно, никто не застрахован от непредвиденных обстоятельств, которые могут повлиять на срыв сроков. Но такие моменты редки. О том, как не срывать дедлайны, расскажу в следующем разделе.
Как не срывать дедлайн
Распространенная проблема, ведущая к срыву сроков, заключается в том, что руководитель упускает контроль. Например, управленец обозначил задачу собрать информацию по конкурентам. Отчет должен быть готов к понедельнику. Но он не учел, что на этот день у него уже стоит встреча с бизнес-партнерами. В итоге отчет попадает к нему во вторник. Возможно, что управленец не сразу приступит к его изучению. А после первого ознакомления он увидит, что информация не полная. И вместо десяти конкурентов собраны данные только по шести. Отчет возвращается исполнителю на доработку, которая занимает еще несколько дней. Таким образом, теряется не только время, но и страдает качество выполнения всей задачи.
Самая большая проблема здесь не в том, что нарушены сроки. А в том, что сотрудник понимает, что с этим руководителем можно включаться и выполнять работу не на высшем уровне. В то время как все должно обстоять с точностью наоборот. Все сотрудники должны понимать, что любые задачи всегда должны быть исполнены на максимальном уровне.
Что делать, чтобы этого избежать? Есть метод, который называется «пометить себе контроль». Это означает, что руководитель должен в понедельник выделить время на проверку отчета по всем критериям. Если отчет не отвечает указанным требованиям, необходимо тут же отдать его на доработку и установить четкий срок выполнения.
Так вы приучите сотрудника к тому, что все задачи должны быть всегда исполнены на высшем уровне с первого раза. В следующий раз исполнитель будет подходить аккуратнее и гораздо ответственнее к работе. А если вы всегда будете упускать контроль, то исполнитель будет не только срывать сроки, но качество работы у него будет снижаться от раза к разу.
На что еще следует обратить внимание
Есть еще несколько важных моментов, на которые руководителю стоит обратить внимание при постановке задач.
- Стоит ли давать дополнительное время на исполнение задачи? Дополнительное время можно предоставить в том случае, если исполнитель заранее подошел к руководителю и сообщил достаточно веские причины, по которым необходимо сдвинуть сроки. В остальных случаях сотрудник должен придерживаться установленного срока.
- Следует ли штрафовать сотрудника, если не выполнены поставленные критерии? Штрафы действительно могут быть применены. Но только в том случае, если они заранее были оговорены с сотрудником. Штрафные санкции не должны быть неожиданностью для исполнителя. Он всегда должен понимать, за что может быть подвергнут штрафу. И, конечно, штрафы должны быть посильными для работника, а не руководителя. Об этом я подробнее писала в одной из предыдущих статей.
- Обратная связь. Еще важно помнить о том, что сотруднику нужна обратная связь после выполнения задачи. Не важно, выполнена ли задача отлично или были ошибки, руководителю следует вести диалог с сотрудником. Так у исполнителя вырабатывается доверие к начальнику и повышается мотивация.
В завершении хочу поделиться с вами удобным чек-листом, благодаря которому вы сможете поставить задачу и получить гарантированно хороший результат.
Чек-лист по постановке задач
Вот что необходимо делать:
- Четкая постановка задачи. Обозначьте все необходимые критерии, дедлайн, что вы ожидаете от исполнителя. Это поможет избежать недопонимания и некачественного выполнения.
- Уточните у сотрудника, какие шаги он предпримет для выполнения, все ли ему понятно. Так вы сразу будете понимать, нужно ли откорректировать действия. А сотрудник подойдет к работе более ответственно.
- Предоставьте сотруднику всю необходимую информацию. Важно, чтобы он видел полную картину, для чего нужна задача и как она повлияет на цели компании.
- Помечайте для себя контроль. Важно: если вы понимаете, что сотрудник все же не справляется с задачей, окажите ему помощь, чтобы он разобрался в ситуации. Либо перепоручите ее другому сотруднику.
Умение четко ставить задачи – это искусство, овладев которым руководитель получит самостоятельных, мотивированных, включенных сотрудников. Благодаря ей профессиональная компетентность руководителя выходит на новый уровень. Используйте всю полученную информацию, ваша команда станет сильнее, а вы будете более свободным и эффективным руководителем.
