Кажется, что быть человеком, умеющим выполнять одновременно несколько задач и с легкостью переключаться между ними, это преимущество в наши дни. Такая идея может быть привлекательной, ведь кажется, что и производительность повышается. Но так ли все хорошо и понятно с многозадачностью? А также как ставить цели и задачи, чтобы все успевать? Разберемся совместно с участницей курса «Руководитель Разумный», Еленой Гориной.
Об эксперте
Елена Горина, эксперт-консультант по управлению в здравоохранении, специалист по тайм-менеджменту, эксперт-консультант по внедрению качества в медицинских организациях по стандартам ISO 9001, ISO 7001. специалист по обучению в медицинских организациях, тренер, фасилитатор, член организационного комитета и конкурсной комиссии Всероссийского Конкурса «Лучшая система наставничества в здравоохранении».
Боль многозадачности
Я считаю, что цитата в анкете «умею работать в условиях многозадачности» сегодня означает, что человек толком ни во что не вникает. Человеческий мозг устроен так, что в одно время мы можем осознавать и думать только об одной задаче. Не бывает в голове одновременно двух мыслей. Они возникают одна за другой. Переключаясь с одной задачи на другую, мы теряем время. У кого-то это получается быстрее, у кого-то медленнее. Но то, что человек думает одновременно о нескольких проблемах, – иллюзия и это доказано нейрофизиологами.
Как медик могу сказать, что современные врачи постоянно сталкиваются с проблемой многозадачности. Сегодня руководитель медицинской организации должен быть одновременно: управленцем, финансистом, юристом, психологом. политиком и гуманистом! Как успевать жить, лечить и работать?
Приведу интересные факты. Канадские исследователи (мета-анализ Aeon B etal., 2021) представили очень неожиданные выводы:
- Главными причинами выгорания врачей названы слишком много бюрократических задач и слишком много часов на работе.
- Использование тайм-менеджмента улучшает общее самочувствие и повышает ощущение благополучия.
Из этого следует, что управляя временем и сделав это потребностью, вы убережете себя от выгорания, сохраните здоровье, найдете время для полноценного отдыха, общения с семьей, саморазвития.
Как ставить задачи
Рабочий день руководителя наполнен огромным количеством задач: операции, обходы, совещания, планерки, совещания и видеоконференции, обращения граждан, срочные и не очень звонки. Как расставить приоритеты?
У древних греков было два слова для времени: хронос и кайрос.
Хронос
правит линейным (количественным) временем: секунды-минуты-часы-дни-месяцы-годы! Все наши планы в нем! Хронология, порядок, встреча за встречей, дело за делом!
Кайрос
бог мгновения - качественное время! Поймать удачу - это о нем! Как важно, порой, оказаться в нужное время и в нужном месте! (попасть к министру, когда он в хорошем настроении! Подписать заявление на отпуск, заодно узнать, что есть возможность получить дополнительное финансирование на планируемое строительство, да еще услышать предложение о зарубежной стажировке!) Кайрос рядом с вами!
Но вернемся к рабочему дню любого руководителя! Операции, обходы, совещания, планерки, ВКС, обращения граждан, срочные и не очень звонки: как расставить приоритеты?
Матрица Эйзенхауэра
Ставим задачи по матрице Эйзенхауэра. Для этого список задач сортируем на важные и не важные, срочные и не срочные. Список размещаем в соответствующих ячейках таблицы.
| Важные, срочные дела | Важные, не срочные дела |
| Не важные, срочные дела | Не важные, не срочные дела |
Если дела неважные, то нужно ли на них тратить время, независимо от того, срочные они или нет? Вычеркиваем их сразу!
Переходим к важным и срочным делам. Начинаем «тушить пожар»! Решать то, что нужно было сделать еще вчера!
Далее остается список важных, но не срочных дел. Вот с ними и нужно работать. Планирование, постановка задач, четкий дедлайн, контроль выполнения, результаты вовремя.
Для пациентов, например, это будет актуальное расписание приема врачей, легкая быстрая запись в удобное время. Для врача учтены перерывы на отдых 10 минут через каждый час. В результате пациент попадает на прием специалиста в назначенное время, а врач не будет уставшим. Работая с важными и не срочными делами, мы перестаем работать пожарниками. Это стабильное движение к успеху.
Инструменты фиксации планов
Чтобы планирование было более эффективным, есть много способов, начиная от традиционных ежедневников до самых различных электронных планировщиков. Например, CRM, Outlook, Битрикс-24 и другие. В них можно планировать, делегировать и контролировать любые задачи. Учитывать количество поставленных задач каждому сотруднику и еще много полезных функций, включая напоминания.
Планирование на бумаге, актуально всегда! Как невролог, скажу, что когда мы пишем от руки, в мозге формируются новые нейронные связи, улучшается память, концентрация внимания.
Ежедневник или лист бумаги , который мы называем пустографкой (метод Г.А. Архангельского) поделите на две части. В левой запишите все жесткие встречи, события, которые четко привязаны ко времени, обязательно оставляя между ними окошки. Если вдруг совещание затянется, партнер опоздает на встречу или что-то «прилетит» сверху, то будет возможность начать следующую встречу вовремя. Занимайте жесткими встречами не более 50-60% рабочего дня.
В правой части запишите гибкие задачи, которые не привязаны ко времени и могут быть выполнены в свободные промежутки между жесткими встречами. Какие-то из них можно выполнять параллельно.
Вверху должно быть место для обозначения главного дела дня, для “дела-лягушки” и для части “дела-слона”.
Записав все задачи на день, выгрузив их из головы, мы видим перед собой срез всего дня. Можно легко их передвигать, отменять, дополнять.
А какое удовольствие вычеркивать выполненную задачу, осознавая, что намеченная цель стала ближе!
Умение ставить цели – тоже искусство
С задачами разобрались. Давайте теперь поговорим о целях, ведь ставить их – это настоящее искусство.
Прежде всего составляем дорожную карту из Smart-целей, регулярно их перечитываем, проверяем на актуальность, дополняем. Хорошим помощником будет стратегическая картонка - закладка в ежедневник, в которой вы пропишите свои цели на год. 5-7 целей, но вы каждый день их будете видеть перед глазами.
Психологи рекомендуют каждое утро начинать с переписывания своих целей от руки.
Хорошая практика, когда руководитель прописывает такие картонки для своих подчиненных. Можно указать 2-3 цели каждому сотруднику. Не важно, какая по размеру у вас организация, крупная столичная клиника или ЦРБ, важно то, как в систему вовлечены ваши сотрудники. Насколько они вас понимают, насколько вовлечены, обучены и хотят управлять своим временем. Стали ли принципы тайм-менеджмента частью корпоративной культуры.
Сделав управление временем потребностью, вы будете уверенно справляться со всеми профессиональными вызовами: выгоранием сотрудников, требовательным начальством, «не резиновым» бюджетом. Сможете сохранить в себе и настоящего врача, и мудрого управленца, найдете время для полноценного отдыха, восстановления энергии, общения с семьей, саморазвития.
Главное, вы получите лояльных пациентов, которые будут:
- обращаться в клинику повторно;
- рекомендовать клинику и врачей своим знакомым и друзьям;
- готовы будут даже простить небольшие недостатки в работе.
все вышеуказанные советы можно использовать не только в медицинской сфере, но и в любой другой. Важно: управляя временем, вы управляете своей жизнью!
