Время – главный ресурс руководителя, и его всегда не хватает. Постоянные оперативные задачи, неожиданные проблемы, стратегическое планирование – всё требует внимания. В итоге день проходит в «текучке», а ключевые задачи откладываются. Как справиться с этим и распределять время эффективно?
Когда я только начинала управлять, посещала множество тренингов, чтобы повысить свою продуктивность и успевать больше. Но вскоре поняла, что тайм-менеджмент руководителя имеет свои особенности. То, что работает для специалистов, не всегда эффективно для лидеров.
Hуководителю важно начинать день с действительно значимых задач, пока есть энергия и свежий взгляд.
Сегодня делюсь техникой, которая помогает грамотно распределять рабочее время.
Четыре категории дел руководителя
Все рабочие задачи можно разделить на четыре категории:
- Прорыв – важные стратегические дела, которые двигают бизнес вперед.
- Текучка – рутинные процессы, необходимые для функционирования компании.
- Развлечения – приятные, но не всегда полезные дела.
- Болезни – внезапные проблемы, отнимающие время и мешающие достижению целей.
Разберем каждую категорию подробнее.
Как сократить «текучку» и увеличить «прорыв»
1. Прорыв: путь к развитию
Это ключевые дела, направленные на рост компании. Они требуют глубокого анализа и планирования, но именно они определяют будущее бизнеса.
Примеры:- Разработка новой системы мотивации сотрудников
- Внедрение системы соревнований между отделами
- Создание стратегии развития компании
- Прохождение обучения по эффективной постановке задач
Рекомендация: старайтесь ежедневно выделять время на «прорывные» задачи. Начинайте день именно с них.
2. Текучка: держите под контролем
Это регулярные процессы, без которых бизнес не может функционировать. Они неизбежны, но важно контролировать их объем.
Примеры:- Утверждение зарплатных начислений
- Проверка финансовых отчетов
- Формирование плана продаж
Рекомендация: определите, сколько времени в день вы готовы тратить на «текучку». Оптимально – не более 15-20% рабочего времени.
Развлечения и болезни: как не тратить время зря
3. Развлечения: мотиваторы или ловушки?
Развлечения – это те дела, которые приносят удовольствие, но не всегда продвигают к цели. Они делятся на две группы:
Мотиваторы – полезные развлечения, которые заряжают энергией.
Пример: подготовка видеоматериалов для обучения (если это вдохновляет и дает пользу).
Убежища – занятия, куда мы «убегаем» от важных дел.
Пример: бесцельный просмотр соцсетей вместо работы над стратегией развития компании.
Рекомендация: мотиваторы – оставляем, но контролируем их объем. Убежища – исключаем.
4. Болезни: минимизируем потери
Эти события выбивают из колеи и мешают работать продуктивно. Конфликты, неожиданные увольнения, кризисные ситуации – все это отнимает ресурсы.
Полностью исключить «болезни» невозможно, но можно уменьшить их влияние.
Как укрепить «иммунитет» компании?- Четкие бизнес-процессы
- Правильная система мотивации
- Грамотный подбор персонала
Анализ своей недели
Выделите неделю, чтобы проанализировать свои дела. Записывайте всё, что делаете, и определяйте, к какой категории это относится.
Ключевые моменты:- Текучка не должна занимать большую часть времени
- Прорывные задачи нужно делать приоритетом
- Развлечения должны быть осознанными
- Болезни нужно минимизировать
Эта техника помогает руководителям эффективнее управлять временем и работать на результат. Начните анализ уже сегодня!
