Во многих компаниях планерки проводятся неправильно. Удивлены? Но это действительно так. Не все понимают предназначение этого инструмента. О том, как правильно их проводить, для каких целей они нужны и какова структура эффективной планерки, поговорим в данной статье.
Что нужно знать о планерках
Первое, что важно понимать о планерках, они не для постановки задач. Возможно, вы будете удивлены, но они не подходят для этих целей. Когда человек находится в группе людей, большая часть его внимания уходит на контроль внешних процессов: что происходит, что надо сказать, как он выглядит перед людьми. Сотрудник может невнимательно слушать задачу, нежели когда вы ставите ее один на один. Мы знаем, что даже при коммуникации один на один могут быть сложности. Все, что может быть понято не так, будет понято не так. А на планерке эти сложности усугубляются еще больше. Больше вероятности, что человек упустит что-либо важное, не до конца правильно поймет вас. Поэтому лучше ставить задачи один на один.
Планерки не подходят для постановки задач!
Второй важный момент, сейчас наблюдается увлечение частыми планерками. Вероятно, это связано с тем, что бизнес ушел в онлайн-сферу и появилось много удаленных команд. Руководителям ошибочно кажется, что только частые планерки сделают из удаленных сотрудников настоящую команду и объединят их.
Это не так. Что в действительности превращает группу людей в команду?
- Наличие общей цели.
- Понимание четкой зоны ответственности, за которую отвечает сотрудник.
- Понимание, где команда находится на пути к цели.
- Общие правила и традиции.
Третий момент, у планерок есть несколько негативных факторов.
Негативное влияние частых планерок
Во-первых, это дорого. Ежедневные или частые планерки приводят к высоким затратам. Это далеко не бесплатное мероприятие, а очень дорогостоящее. Просто посчитайте зарплату каждого присутствующего человека за час, сложите эти суммы, и вы увидите стоимость одной встречи.
Во-вторых, команда, где проводятся частые планерки, становится менее самостоятельной и инфантильной. Она ожидает, что ее будут направлять. Коллектив меньше акцентируется на результате. При таком подходе управление удаленными сотрудниками усложняется.
Очень важно, чтобы команда была самостоятельной. Поэтому нельзя увлекаться частыми совещаниями. Для удаленной команды оптимальный вариант – раз в неделю, не чаще. Например, если в коллективе созвоны происходят раз в месяц, это показывает не только самостоятельность команды, но и то, что все процессы в ней налажены.
Для чего нужна планерка
Если планерки существуют не для постановки задач, тогда для чего?
- Во время собраний ценно и важно актуализировать общую цель. Люди становятся командой тогда, когда есть четкая и измеримая цель. Эту точку Б, в которую движется коллектив, надо периодически актуализировать.
- Провести срез, как команда двигается к этой цели, что достигнуто, какой результат уже есть и где она находится сейчас по отношению к точке Б.
- Подвести итоги месяца. Что планировалось и что сделано.
- Объявить благодарность по итогам месяца. Если на планерке подводятся итоги месяца, то логично озвучить благодарность. Но не просто сказать, что все молодцы. Хорошо, если есть возможность выделить конкретных людей и поблагодарить за наибольший вклад в достижение целей. Очень важно, чтобы это всегда были разные сотрудники. Не один и тот же человек, который, к примеру, делает наибольший объем продаж. Здесь важен принцип «критикуй наедине, а благодари и хвали при всех». Такие вещи уместны на планерках.
- Если вы хотите добавить командообразующий элемент, то здорово, если сами сотрудники могут выделить и поблагодарить кого-то из команды. Не стоит опасаться, что поначалу благодарностей не будет. Со временем этот ритуал станет традицией, и люди начнут включаться.
- Обговорить, какие были сложности по итогам месяца и на что следует обратить внимание. Не стоит слишком сильно эту часть раздувать. Но надо выделить несколько конкретных моментов. Если мы хотим развивать команду, то важно не только руководителю выделять сложности, но и подключать сотрудников, чтобы они подсвечивали проблемные моменты. Важно учесть и то, когда управленец просит сотрудников выделить сложности, необходимо сразу же вносить предложения по их решению и улучшению.
Заканчивать планерку лучше некими акцентами на следующий месяц.
Эффективное ДТП: структура хорошей планерки
Существует хорошая структура, на которую стоит обратить внимание. Называется структура ДТП: Достижения, Трудности, Предложения. Суть в том, что каждый участник готовит ключевые достижения, ключевые трудности и предложения, которые есть. Важно ограничить время на каждое выступление. Такая структура очень полезна:
- Она делает весь процесс планерки четким и логичным.
- Она учит участников выделять главное и освещать только ключевые, важные моменты.
важно, чтобы планерки не становились слишком частыми, это негативно влияет на управление деятельностью команды. Качество планерок гораздо важнее, чем их количество.
